Mintha egy magyar kis- és középvállalkozás teljes belső működését újítanák meg. Így foglalta össze Czinderi Gábor, az Infrastrukturális Szolgáltatások Vezető a Budapesti Corvinus Egyetem kancelláriájának megújulási projektjét, amely során ügyfélkaput fejlesztenek, digitalizálják a folyamataikat és amennyire lehet, papírmentes működésre térnek át.
A vezetői és hallgatói tájékoztatókat követően a Corvinus különböző megújulási projektjeinek felelősei is online tájékoztatókat tartanak azzal kapcsolatban, milyen stratégia mentén dolgoznak, hol tartanak most és hova szeretnének hosszú távon eljutni. Czinderi Gábor az infrastruktúráért, beszerzésért és IT-működésért felelős vezető október 22-én, csütörtökön tartott tájékoztatót, amelyet 100-nál is több egyetemi dolgozó követett élőben.
A belső szolgáltatások fejlesztése egyszerre szól az egyetemi épületek állapotáról, a rendelkezésre álló tárgyi és informatikai infrastruktúráról, illetve az olyan háttérfolyamatokról, mint a könyvelés, számlázás. A kancellária közel 200 embert foglalkoztat, amely megfelel egy magyar kis- és középvállalkozás méretének, így ennek megfelelően is gondolkodnak önmagukról, és ez meghatározza a megújulás során felmerülő kérdéseket és kihívásokat is.
Gőzmozdonyból szuperexpressz
Czinderi Gábor elmondta, hogy számukra az egyik legnagyobb feladat a korábbi állami fenntartó alatti működés átültetése a jelenlegi alapítványi struktúrába, hiszen megváltoztak az alapvető elvárások. Korábban a szigorú szabályrendszernek történő megfelelés, a folyamatok alapos dokumentálása és a forintra pontos elszámolás voltak a fő szempontok, a jelenlegi szervezetben ezzel szemben az ügyfélelégedettség, az innováció és a hatékonyság a legfontosabb hívószavak.
A megújulás során cél, hogy „úgy csináljunk a jelenlegi gőzmozdonyból szuperexpresszt, hogy közben nem állunk meg” – fogalmazott Czinderi Gábor. Így az évi kb. 20 ezer számla, 1 500 beszerzési igény vagy majdnem 4 ezer szerződés ugyanúgy feldolgozásra kerüljön, mint eddig.
Kevesebb papír, több KPI
A legnagyobb fejlesztés a kancellária ügyfélkapuja lesz, amelyen keresztül hatékonyabbá válhat az ügyintézés. Azt várják, hogy javulnak majd a szervezeti egységek közötti kommunikációs folyamatok, könnyebben tudnak tájékoztatást adni a folyamatban lévő ügyekről és idővel egyszerűsödni fognak a rutinszerű, ismétlődő ügyek. Czinderi szerint legalább három év szükséges ahhoz, hogy teljesen kiépüljön a rendszer, de mint elmondta, a fejlesztések folyamatosak lesznek, így remélhetőleg a kollégák már korábban is tapasztalni fogják az ezzel járó előnyöket.
További fejlesztésük az ügymenetek digitalizálása lesz, de a célok között szerepel az is, hogy a kancellária folyamatainak 70 százaléka papírmentes legyen jövő év végéig, illetve készül egy webáruház is az összes standardizálható termékre. A webáruház végső átadása 2021. végén várható, de az informatikai árubeszerzéseket jövő év elejétől már ennek az első verziójában rendelhetik meg a munkatársak.
Belső folyamataikra szeretnének mérési rendszert is kialakítani, olyan KPI-okat felállítani, amelyeken keresztül a szervezet teljesítményét tudják monitorozni. A vezérlőelv a fenntartói- és az ügyfélelégedettség lesz, de szeretnének az alkalmazott elégedettségre is indikátorokat felállítani.
Új projektorok, több kollégiumi férőhely
Számos kérdés érkezett a kollégáktól Czinderi Gáborhoz, az oktatástechnikai fejlesztésekről elmondta, hogy korszerűsítik a tantermek oktatástechnikai eszközeit a C épületben is, és szeretnének minél több termet felkészíteni a hibrid oktatásra. Jövő februárig négy ilyen emelt szintű termet alakítanak ki: a falakon lévő monitorokra bekapcsolják az online résztvevő hallgatók kameraképét, és a hangrendszeren keresztül ők is ugyanúgy részt vehetnek az órán, mint a teremben ülő társaik.
Felmerült kérdésként, hogy miért nem volt anonim a nyári elégedettségi kérdőív, a projektvezető szerint ennek két oka volt. Egyrészt így pontosan ki tudták mutatni, hogy aki véleményt formált egy szolgáltatásról, valóban igénybe vette-e vagy közvetve, mások véleménye alapján alkotott saját véleményt, másrészt a Corvinus nyitott szellemi közegéhez hozzátartozik, hogy minden itt dolgozó névvel vállalja a véleményét.
A székesfehérvári kampuszról is kértek információt a Corvinuson dolgozó kollégák, amire a vezető elismerte, hogy ideje megfelelő stratégiát rendelni az intézmény mellé, és tartalommal megtölteni azt a nagyszerű infrastruktúrát, ami adott Székesfehérváron.
A kollégiumokkal kapcsolatban több kérdés is érkezett, Czinderi elmondta, hogy az egyetem vezetősége tisztában van az infrastrukturális fejlesztések szükségességével, szerinte három éven belül várhatóak pozitív változások ezzel kapcsolatban. Mindenképpen növelni szeretnék a kollégiumi kapacitásokat úgy, hogy professzori lakásokat is kialakítanának olyan oktatóknak, akik nem tudják Budapesten megoldani a lakhatást. A jelenleg kihasználatlan Ménesi úti kampuszról elmondta, hogy itt is elképzelhető a kollégiumi helyek bővítése, de ez az épület működhet rendezvénytérként is, így az egyetem konferenciakapacitását növelhetné, de végleges döntés még nem született a sorsát illetően.
Jó hírként elárulta, hogy az E épület földszinti zsibongóját jövő nyáron tervezik felújítani. A kedvezményeket biztosító kampuszkártyával kapcsolatban pedig annyit mondott, hogy tervezik a bevezetését, de valószínűleg nem fizikai kártyaként, hanem a hamarosan megjelenő MyCorvinus applikáció részeként.
A projektbemutatóról készült felvétel megtekinthető ezen a linken: https://bit.ly/3l7vanE