Szolgáltatások egyetemi munkatársaknak
Egyetemi iratkezelés
Az egyetemi levéltár jogszabályban meghatározott feladata, hogy az egyetemi szervezeti egységek iratkezelési munkájához segítséget nyújtson. Ez magába foglalja a selejtezés vagy a levéltárba adás előkészítésében nyújtott szaktanácsadást és a jegyzőkönyvek záradékolását (vagyis a selejtezések engedélyezését, illetve a levéltárba kerülő anyag átadás-átvételét)! A szervezeti egységek irattárainak kezelése során gyakran felmerülő probléma, hogy a régebben keletkezett iratok közül mit mennyi ideig kell helyben megőrizni, mit kell átadni nekünk, illetve mit lehet selejtezni. Ehhez kívánunk segítséget nyújtani azzal, hogy az egyetem jelenleg hatályos és azt azt megelőző iratkezelési szabályzatait elérhetővé tesszük.
Letölthető dokumentumok
Hatályos iratkezelési szabályzat és irattári terv
Archív iratkezelési szabályzat és irattári terv
Átadás-átvételi jegyzőkönyv
A maradandó értékű iratok illetékességből történő átvétele: a levéltári átadás és a levéltárba szállítás pontos menete megtalálható az Iratkezelési szabályzatban.
Selejtezési jegyzőkönyv
Selejtezés engedélyezése: a szervezeti egységeknél keletkező, de az irattári terv értelmében bizonyos idő után selejtezhető, levéltárba nem átadandó iratok esetében.
Szervnyilvántartó lap
Szervellenőrzés, vagyis a szervezeti egységek iratkezelésének ellenőrzése: ez történhet személyesen és/vagy kérdőíves felméréssel. A szervezeti egységek, illetve a tőlük bekerült iratok pontos, naprakész nyilvántartása a levéltár egyik alapfeladata. Jogszabály szerint 5 évenként felül kell vizsgálni a szervezeti egységeknél található ún. irattári anyagot.
Iratkölcsönzés
A Levéltárban őrzött iratanyagból a levéltár vezetőjének engedélyévelbelső, ügyviteli, valamint kiállítási céllal iratokat kölcsönzünk közgyűjteményeknek és az egyetemi kulturális rendezvények alkalmából. A kölcsönzéshez jegyzőkönyv felvétele szükséges. A kölcsönzött iratok védelme, ill. szállításuk a kölcsönvevő felelőssége és feladata.
Irakölcsönzés kiállításra egyedi szerződés alapján történik. Legalább 6 hónappal a tervezett rendezvény előtt kell jelezni a Levéltár felé az igényt.